Das Wichtigste in Kürze
- XRechnung ist eine reine XML-Datei für Maschinen. ZUGFeRD ist eine PDF, in die dieselbe Art von XML-Daten eingebettet ist.
- Beide beruhen auf der europäischen Norm EN 16931 und gelten in Deutschland als E-Rechnung – ZUGFeRD aber nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC WL.
- Aktuell sind XRechnung 3.0 (in Kraft seit 1. Februar 2024) und ZUGFeRD 2.5.2 (August 2026), das technisch identisch mit Factur-X ist.
- Für Rechnungen an Unternehmen eignen sich beide. Für Rechnungen an den Bund ist XRechnung der sichere Weg.
Die Unterschiede auf einen Blick
| XRechnung | ZUGFeRD / Factur-X | |
|---|---|---|
| Aufbau | reine XML-Datei | PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei |
| Für Menschen lesbar | nur mit Viewer oder Software | ja, als normale PDF |
| Syntax | UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII | UN/CEFACT CII |
| Herausgeber | KoSIT im Auftrag des IT-Planungsrats | FeRD gemeinsam mit dem französischen FNFE-MPE |
| Aktuelle Version | 3.0 (in Kraft seit 1. Februar 2024) | 2.5.2 (4. August 2026) |
| Zählt als E-Rechnung | ja | ab Version 2.0.1, nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC WL |
| Typischer Einsatz | Rechnungen an Behörden, große Unternehmen | Rechnungen zwischen Unternehmen, besonders KMU |
XRechnung: der deutsche Standard der Verwaltung
XRechnung ist laut XStandards Einkauf die nationale Umsetzung der europäischen Norm EN 16931. Sie besteht aus einer CIUS – einer Spezifikation, die die Regeln der Norm für Deutschland enger fasst – und einer Erweiterung um nationale Elemente. Betrieben wird der Standard von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats. Eine XRechnung kann in einer von zwei Syntaxen erstellt werden: UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII.
Gültig ist XRechnung 3.0, in Kraft seit 1. Februar 2024 und mindestens bis 31. Juli 2027. Im September 2026 hat die KoSIT eine Vorversion von XRechnung 4.0 veröffentlicht; die endgültige Fassung wird für das Frühjahr 2027 erwartet. Für den produktiven Einsatz ist die Vorversion nicht gedacht.
Bei Rechnungen an Behörden kommt die Leitweg-ID dazu: eine Adresse, über die Bund, Länder und Kommunen eingehende Rechnungen der richtigen Stelle zuordnen. Ihr Auftraggeber teilt sie Ihnen mit.
ZUGFeRD: PDF und Daten in einer Datei
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: Eine PDF/A-3-Datei zeigt die Rechnung wie gewohnt an, und darin steckt eine XML-Datei mit den strukturierten Rechnungsdaten. Herausgegeben wird ZUGFeRD vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) gemeinsam mit dem französischen Forum FNFE-MPE. Laut FeRD sind ZUGFeRD und das französische Factur-X technisch identisch. Aktuell ist ZUGFeRD 2.5.2 vom 4. August 2026.
Die ZUGFeRD-Profile
ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen, die sich im Umfang der Daten unterscheiden. Für die E-Rechnungspflicht entscheidend:
| Profil | Zählt in Deutschland als E-Rechnung? |
|---|---|
| MINIMUM | nein – enthält nicht alle Rechnungsangaben |
| BASIC WL | nein – enthält keine Rechnungspositionen |
| BASIC | ja |
| EN 16931 (früher COMFORT) | ja |
| EXTENDED | ja |
| XRECHNUNG | ja – ZUGFeRD-Datei, deren XML den Regeln der XRechnung entspricht |
Dass ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und ohne die Profile MINIMUM und BASIC WL als E-Rechnung gilt, hat das Bundesfinanzministerium festgelegt (Zusammenfassung bei Rödl & Partner). Welches Profil eine Datei hat, zeigt unser E-Rechnung-Viewer sofort an.
Welches Format brauchen Sie?
| Ihre Situation | Empfehlung |
|---|---|
| Sie stellen Rechnungen an Unternehmen in Deutschland | ZUGFeRD ab BASIC oder XRechnung – fragen Sie wichtige Kunden, was ihre Buchhaltung bevorzugt |
| Ihre Kunden prüfen Rechnungen noch gern auf Papier oder am Bildschirm | ZUGFeRD – die PDF bleibt lesbar, die Daten sind trotzdem maschinenlesbar |
| Sie stellen Rechnungen an Bundesbehörden | XRechnung mit Leitweg-ID |
| Sie beliefern Behörden und Unternehmen | ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG oder XRechnung – ein Format für beide Fälle |
| Sie beliefern Kunden in Frankreich | Factur-X – technisch dasselbe wie ZUGFeRD |
Die Rechnungsplattform des Bundes prüft eingehende Rechnungen laut e-rechnung-bund.de gegen die XRechnung oder andere in der EU zugelassene Standards. Länder und Kommunen haben teils eigene Portale und Vorgaben – fragen Sie im Zweifel beim Auftraggeber nach.
Wie Sie eine E-Rechnung in einem dieser Formate erzeugen, steht im Artikel E-Rechnung erstellen.
Häufige Fragen
Ist ZUGFeRD eine E-Rechnung?
Ja, ab Version 2.0.1 und ab dem Profil BASIC. Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten nicht alle nötigen Angaben und gelten deshalb nicht als E-Rechnung.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und Factur-X?
Technisch keiner. ZUGFeRD ist der deutsche, Factur-X der französische Name des gemeinsam entwickelten Formats. ZUGFeRD 2.5 entspricht Factur-X 1.09.
Muss ich an Behörden XRechnung schicken?
Für Rechnungen an den Bund ist XRechnung der übliche und sichere Weg; die Plattform des Bundes nimmt laut eigener Auskunft auch andere in der EU zugelassene Standards an. Länder und Kommunen haben teils eigene Vorgaben.
Kann ich eine XRechnung ohne Software lesen?
Nicht direkt – sie ist reines XML. Zum Ansehen genügt ein Viewer, etwa unser kostenloser E-Rechnung-Viewer oder der Viewer der Finanzverwaltung bei ELSTER.
Quellen
- XStandards Einkauf: XRechnung
- FeRD: ZUGFeRD/Factur-X
- FeRD und FNFE-MPE: Pressemeldung zu ZUGFeRD 2.5 / Factur-X 1.09 (10.06.2026)
- Rödl & Partner: BMF-Schreiben zur E-Rechnung bei Umsätzen im Inland (20.11.2024)
- E-Rechnung Bund: Informationen für Rechnungssteller
So ist dieser Artikel entstanden: recherchiert mit KI-Unterstützung und von Inan Software Angabe für Angabe gegen die genannten Quellen geprüft. Er ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung – für Ihren Einzelfall wenden Sie sich bitte an Ihre Steuer- oder Rechtsberatung. Fehler entdeckt? Schreiben Sie uns an [email protected].