E-Rechnung-Pflicht 2027: Was ab 1. Januar gilt und was Sie jetzt tun sollten

Der Zeitplan auf einen Blick

Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Sie gelten nur für das Ausstellen. Für das Empfangen gibt es keine Übergangsfrist: Wer eine E-Rechnung bekommt, muss sie seit 2025 annehmen können. Nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums genügt dafür ein E-Mail-Postfach.

Wer betroffen ist

Die Pflicht steht in § 14 Abs. 2 UStG. Sie greift, wenn ein Unternehmen eine Leistung an ein anderes Unternehmen für dessen Unternehmen erbringt und beide im Inland ansässig sind. Es geht also um Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) innerhalb Deutschlands.

• Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind nicht betroffen.
• Freiberufler sind Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes – für sie gilt die Pflicht genauso.
• Ein Lieferant ohne Sitz, Geschäftsleitung oder beteiligte Betriebsstätte in Deutschland – etwa aus Österreich – fällt nicht unter die Pflicht. Mehr dazu im Artikel E-Rechnung in Österreich.

Die 800.000-Euro-Grenze

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG im Vorjahr – für 2027 also der Umsatz des Jahres 2026. Gemeint ist der gesamte Umsatz, nicht nur der mit anderen Unternehmen. Er kann von den Zahlen in BWA oder Jahresabschluss abweichen; im Zweifel klärt das Ihre Steuerberatung.

Wer 2026 nicht mehr als 800.000 € umgesetzt hat, darf für Leistungen im Jahr 2027 weiterhin Papierrechnungen oder – mit Zustimmung des Empfängers – PDF-Rechnungen schicken. Ab 2028 gilt diese Erleichterung nicht mehr.

Was als E-Rechnung zählt

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entspricht. In der Praxis heißt das:

• XRechnung – reines XML, in Deutschland bei öffentlichen Auftraggebern Standard. Gültig ist derzeit Version 3.0.
• ZUGFeRD / Factur-X – eine PDF mit eingebettetem XML. Zulässig ab Version 2.0.1, aber nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC WL, weil diese keine vollständigen Rechnungsdaten enthalten.
• Andere Formate dürfen Sie mit dem Empfänger vereinbaren, wenn sich daraus die Angaben der Norm korrekt herauslesen lassen – das betrifft vor allem EDI-Verfahren.

Ob eine Datei die Anforderungen erfüllt, sehen Sie mit unserem kostenlosen E-Rechnung-Viewer: Er zeigt Format und Profil, prüft Pflichtangaben und Rechenregeln und meldet, wenn ein Profil steuerlich nicht als E-Rechnung zählt.

Ausnahmen

Auch nach 2028 dürfen Sie in diesen Fällen weiterhin Papier oder PDF verwenden:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV)
• Fahrausweise (§ 34 UStDV)
• Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV) – empfangen können müssen sie E-Rechnungen trotzdem
• Rechnungen an Privatpersonen
• nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Leistungen, zum Beispiel Heilbehandlungen

Wird die Pflicht verschoben?

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks hat im Juni 2026 gefordert, die Stufe 2027 für Unternehmen über 800.000 € um ein Jahr auf den 1. Januar 2028 zu verschieben. Beschlossen ist das nicht. Auch das dritte Schreiben des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung vom 15. Oktober 2026 verlängert die allgemeinen Übergangsfristen nicht. Planen Sie deshalb mit dem 1. Januar 2027.

Was Sie jetzt tun sollten

1. Umsatz 2026 klären: Liegen Sie über 800.000 €, gilt die Pflicht ab 1. Januar 2027.
2. Empfang prüfen: Kommen E-Rechnungen heute an, und kann jemand sie lesen? Zum Ansehen genügt für den Anfang der E-Rechnung-Viewer.
3. Rechnungsausgang prüfen: Kann Ihr Programm XRechnung oder ZUGFeRD ab BASIC erzeugen? Bei Branchensoftware, Shops und selbst gebauten Lösungen ist das oft nicht der Fall.
4. Stammdaten ergänzen: E-Rechnungen brauchen vollständige Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr. und – bei Behörden – die Leitweg-ID.
5. Archivierung anpassen: Der strukturierte Teil muss in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden, also das XML. Ein Ausdruck reicht nicht.
6. Testen: Schicken Sie Testrechnungen an einen Geschäftspartner und prüfen Sie sie vorher, etwa mit dem Viewer oder dem offiziellen Validator der KoSIT.