E-Rechnung erstellen: Diese Wege gibt es – und wann sich eine Integration lohnt

Was eine E-Rechnung ausmacht

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den Software automatisch lesen kann. Eine PDF, die Sie in Word oder Excel erzeugen, ist dagegen nur ein Bild der Rechnung – auch wenn Sie sie per E-Mail verschicken. In Deutschland zählen vor allem diese Formate:

• XRechnung – reines XML
• ZUGFeRD / Factur-X – PDF mit eingebettetem XML, ab Version 2.0.1 und ab dem Profil BASIC

Die Unterschiede erklärt der Artikel XRechnung oder ZUGFeRD. Ab wann Sie E-Rechnungen ausstellen müssen, steht im Artikel E-Rechnung-Pflicht 2027.

Vier Wege zur E-Rechnung

1. Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm

Viele aktuelle Programme können XRechnung oder ZUGFeRD exportieren. Prüfen Sie aber genau, was das Programm erzeugt: ZUGFeRD im Profil MINIMUM oder BASIC WL reicht steuerlich nicht. Fragen Sie beim Hersteller nach dem Profil oder öffnen Sie eine erzeugte Rechnung in unserem E-Rechnung-Viewer, der Profil und Fehler anzeigt.

2. Webformular für Rechnungen an Behörden

Für Rechnungen an Bundesbehörden in Deutschland bietet die Rechnungsplattform des Bundes laut e-rechnung-bund.de eine Weberfassung: Sie geben die Rechnungsdaten direkt im Browser ein, ohne eigene E-Rechnungs-Software. Daneben gibt es Upload, E-Mail und Peppol. Eine einmalige Registrierung ist nötig und kostenfrei.

In Österreich werden Rechnungen an den Bund über das Unternehmensserviceportal (USP) oder PEPPOL eingebracht; auch dort setzt die Nutzung von e-Rechnung.gv.at eine Registrierung im USP voraus.

3. Open-Source-Bibliotheken für eigene Software

Wer Rechnungen aus einer eigenen Anwendung erzeugt, muss das Format nicht selbst nachbauen. Ein Beispiel ist Mustang: eine freie Java-Bibliothek unter Apache-Lizenz, die ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung lesen, schreiben und prüfen kann. Für andere Programmiersprachen gibt es vergleichbare Projekte. Die Bibliothek ist kostenlos – die Anbindung an Ihre Daten, Sonderfälle wie Gutschriften und Teilzahlungen und das Testen sind die eigentliche Arbeit.

4. Integration in bestehende Software

Schreiben Sie Rechnungen aus einem Onlineshop, einer Branchensoftware, einem ERP oder einer selbst gebauten Lösung, ist eine Integration meist der sauberste Weg: Die Software erzeugt die E-Rechnung direkt aus den vorhandenen Daten, ohne Abtippen und ohne zweites Programm. Sinnvoll ist das vor allem, wenn Sie viele Rechnungen schreiben oder Ihr Programm vom Hersteller kein E-Rechnungs-Update mehr bekommt.

E-Rechnungen prüfen, bevor Sie sie verschicken

Eine E-Rechnung kann formal fehlerhaft sein, ohne dass man es sieht. Prüfen Sie deshalb zumindest die ersten Rechnungen aus einem neuen Programm:

• KoSIT-Validator: Der offizielle Validator ist Open Source (Apache-Lizenz). Er bringt selbst keine Regeln mit; für XRechnung braucht er die passende Konfiguration der KoSIT. Er eignet sich vor allem für technisch Versierte und für den automatischen Einsatz.
• E-Rechnung-Viewer: Unser Viewer zeigt die Rechnung lesbar an und prüft Pflichtangaben, Rechenregeln und das ZUGFeRD-Profil – direkt im Browser, ohne Upload.

Wie die E-Rechnung zum Kunden kommt

Zwischen Unternehmen genügt in der Regel der Versand per E-Mail, mit der XML- oder ZUGFeRD-Datei im Anhang; nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums reicht für den Empfang ein E-Mail-Postfach (Rödl & Partner). Andere Wege wie Kundenportale oder Peppol sind möglich, wenn Sie das mit dem Kunden vereinbaren. An Behörden geht die Rechnung über deren Plattform.

Checkliste

1. Format klären: XRechnung oder ZUGFeRD ab BASIC – bei Behörden mit Leitweg-ID.
2. Programm prüfen: Erzeugt es dieses Format in einem gültigen Profil?
3. Stammdaten ergänzen: vollständige Anschriften, USt-IdNr. oder Steuernummer, Bankverbindung, Kontakt.
4. Testrechnung prüfen: mit Viewer oder KoSIT-Validator.
5. Mit wichtigen Kunden abstimmen: Format und Versandweg.
6. Archivierung einrichten: Das XML ist im Original aufzubewahren.