Arbeitszeiterfassung Pflicht 2026: Österreich & Deutschland

Das Wichtigste in Kürze

Österreich: Arbeitgeber müssen nach § 26 AZG Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden führen. Für bestimmte Fälle gibt es Erleichterungen.
Deutschland: Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 müssen Arbeitgeber Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen – eine bestimmte Form ist bisher nicht vorgeschrieben.
Ein Referentenentwurf vom Juni 2026 sieht in Deutschland eine elektronische Erfassung am selben Tag vor, mit Übergangsfristen. Beschlossen ist er nicht (Stand: Oktober 2026).
Excel oder Papier sind heute in beiden Ländern grundsätzlich möglich – digitale Erfassung spart aber Nacharbeit und Fehler.

Österreich: Aufzeichnungspflicht nach § 26 AZG

Nach § 26 Arbeitszeitgesetz muss der Arbeitgeber zur Überwachung der Arbeitszeitregeln Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden führen. Bei einer Durchrechnung der Arbeitszeit sind auch Beginn und Dauer des Durchrechnungszeitraums festzuhalten. Für bestimmte Fälle sieht das Gesetz Erleichterungen vor:

Fall	Was gilt
Gleitzeit (Abs. 2)	Beschäftigte dürfen selbst aufzeichnen, wenn der Arbeitgeber sie dazu anleitet; nach jeder Gleitzeitperiode lässt er sich die Aufzeichnungen geben und prüft sie.
Selbstbestimmte Arbeitszeit und Arbeitsort oder überwiegend Homeoffice (Abs. 3)	Es genügt, die Dauer der Tagesarbeitszeit aufzuzeichnen.
Ruhepausen (Abs. 5)	Pausen müssen nicht aufgezeichnet werden, wenn Beginn und Ende festgelegt sind oder in einem festgelegten Rahmen genommen werden dürfen – und davon nicht abgewichen wird.
Fixe Arbeitszeiteinteilung (Abs. 5a)	Bei schriftlich festgelegter Einteilung müssen nur Abweichungen laufend aufgezeichnet werden; die Einhaltung ist am Ende jeder Entgeltzahlungsperiode zu bestätigen.

Beschäftigte haben nach § 26 Abs. 8 AZG Anspruch darauf, ihre Arbeitszeitaufzeichnungen einmal im Monat kostenfrei übermittelt zu bekommen, wenn sie das verlangen. Dem Arbeitsinspektorat sind die Aufzeichnungen auf Verlangen vorzulegen.

Deutschland: Pflicht seit dem BAG-Beschluss 2022

Am 13. September 2022 entschied das Bundesarbeitsgericht (1 ABR 22/21): Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Das Gericht stützte sich dabei auf das EU-Recht und die Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs von 2019, nach der es ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der Arbeitszeit braucht.

Eine bestimmte Form schreibt das BAG nicht vor: Die Erfassung muss nicht ausnahmslos elektronisch erfolgen; je nach Tätigkeit und Betrieb können zum Beispiel auch Aufzeichnungen auf Papier genügen. Ausgenommen sind nur Gruppen, für die der Gesetzgeber nach Art. 17 Abs. 1 der EU-Arbeitszeitrichtlinie abweichende Regeln getroffen hat.

Die geplante Reform in Deutschland

Das Bundesarbeitsministerium hat am 18. Juni 2026 einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Laut Osborne Clarke und Protime sieht er unter anderem vor:

Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind elektronisch und grundsätzlich am selben Tag zu erfassen; ein bestimmtes System wird nicht vorgeschrieben.
Übergangsfristen für die elektronische Form: ein Jahr für alle Arbeitgeber, zwei Jahre bei weniger als 250 und fünf Jahre bei weniger als 50 Beschäftigten.
Kleinstbetriebe – laut Protime bis zehn Beschäftigte – sollen dauerhaft von der elektronischen Form ausgenommen werden. Aufzeichnen müssen auch sie.
Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich; der Arbeitgeber muss aber von Verstößen gegen Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten erfahren.
Die Erfassung kann an Beschäftigte oder Vorgesetzte delegiert werden; verantwortlich bleibt der Arbeitgeber.

Papier, Excel oder App?

Lösung	Vorteile	Nachteile
Papier	sofort einsetzbar	Abtippen, Lesefehler, schwer auszuwerten
Excel	vertraut, flexibel	Nachträge, Versionen, keine Kontrolle über Änderungen
Zeiterfassungs-App	Erfassung am selben Tag, Auswertung auf Knopfdruck, Warnungen bei Verstößen	Einführung und laufende Kosten
In bestehende Software integriert	Zeiten fließen direkt in Lohn, Projekt und Rechnung	Entwicklungsaufwand

Für Betriebe mit Außendienst oder Baustellen ist die Erfassung am Handy meist der praktischste Weg – idealerweise so, dass dieselben Zeiten auch für Projektabrechnung und Rechnung genutzt werden, statt sie mehrfach einzutragen.

Checkliste

Was erfassen Sie heute? Beginn, Ende, Dauer, Pausen – für alle Beschäftigten?
Sonderfälle klären: Gleitzeit, Homeoffice, Außendienst, Teilzeit.
Zuständigkeit festlegen: Wer erfasst, wer kontrolliert, wer wird bei Verstößen informiert?
Auskunft ermöglichen: In Österreich können Beschäftigte ihre Aufzeichnungen monatlich verlangen.
Deutschland: Reform verfolgen und bei neuer Software gleich elektronische Erfassung am selben Tag einplanen.

Häufige Fragen

Ist Arbeitszeiterfassung in Österreich Pflicht?

Ja. Nach § 26 AZG müssen Arbeitgeber Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden führen. Bei Gleitzeit, selbstbestimmter Arbeitszeit, festgelegten Pausen oder fixer Arbeitszeiteinteilung gibt es Erleichterungen.

Ist Arbeitszeiterfassung in Deutschland Pflicht?

Ja, seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022. Arbeitgeber müssen Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen. Eine elektronische Form ist bisher nicht vorgeschrieben; ein Gesetzentwurf von 2026 sieht sie vor, ist aber noch nicht beschlossen.

Reicht eine Excel-Tabelle?

Nach derzeitiger Rechtslage grundsätzlich ja, wenn sie vollständig und verlässlich geführt wird. Ob Excel nach der geplanten deutschen Reform als elektronische Erfassung genügt, hängt vom endgültigen Gesetz ab.

Gilt die Pflicht auch bei Vertrauensarbeitszeit?

In Deutschland ja: Der BAG-Beschluss nimmt nur Gruppen aus, für die der Gesetzgeber nach EU-Recht eine Ausnahme geschaffen hat – Vertrauensarbeitszeit ist keine solche Ausnahme. In Österreich genügt bei weitgehend selbstbestimmter Arbeitszeit und selbstbestimmtem Arbeitsort die Aufzeichnung der Tagesarbeitszeit.

Quellen

So ist dieser Artikel entstanden: recherchiert mit KI-Unterstützung und von Inan Software Angabe für Angabe gegen die genannten Quellen geprüft. Er ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung – für Ihren Einzelfall wenden Sie sich bitte an Ihre Steuer- oder Rechtsberatung. Fehler entdeckt? Schreiben Sie uns an [email protected].